Google Docs 免費線上協作共享平台,支援文件、簡報、試算表、繪圖!

當學生的總是有許多報告要做,當然連上班族也一堆案子要寫,遇到了一份文件需要多人共同編輯的時候,是不是該考慮一下找個可以即時協作的平台,讓作業、案子可以來得更有效率呢?這時最推薦的當然就是用一下「Google文件」服務來達到即時協作的功能,雲端儲存、線上編輯、線上溝通,輕鬆透過網路完成作業報告。

Google把整個Office搬到網路上,讓文件線上化後,您可以與朋友共享、共同編輯,好處是什麼?一份報告如果要四五個人達成,大家可以分配好個個頁數,即時在線上做編修的動作,如果自己的部分完成了或是別人哪部分需要修改,都可以即時修正。另外,這項服務提供了1GB的免費空間可以存放檔案,另外,也可上傳其他的檔案喔!

最近我妹要做一份簡報,這份作業是要好幾個同學一同編輯,因此我就推薦了Google文件這個服務,之前畢業專題也曾經想要推薦大家使用,不過組員們似乎不愛使用這樣的服務,所以我們就用最傳統的方式在進行XD。如果大家有做專題需要小組討論,這個服務千萬別錯過了。

Google Docs文件是完全免費Office線上文書處理服務,免費提供文件(Word)、試算表(Excel)、簡報(PowerPoint)、繪圖(流程圖)的功能,文件編輯時也可以即時的進行溝通討論,做好的文件可以下載儲存為符合微軟格式的文件檔案,所以不用擔心協做完後卻無法下載儲存。另外Google提供的免費1GB功能,除了上傳Office文件之外,您還可以把它當成免費檔案空間,您可以隨意上傳喔!

第1步 當然註冊好帳號之後,進入到Google Docs時,應該會看到英文畫面,這時候請別慌,英文沒這麼可怕!點一下右上角「Setting」→「Doucments settings」進入語言切換設定。

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第2步 這時候請在「Language」部份選擇【中文(繁體)】,在「Time Zone」時區的地方選擇【(GMT+08:00)Taipei】最後點﹝Save﹞。

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第3步 回到Google Docs頁面就會切成親切的中文囉!有新增文件集的話,您可以在畫面上點擊檔案,然後再點右手邊的整理,將檔案歸類,或者是直接在畫面中央拉著檔案拖到左手邊的文件集也可以喔!

如果發現說編輯文件時又被切成英文,然後切回中文卻無效,這部分我目前也沒方法處理,大家可能就將就點使用,或者是從新再建立一個檔案看看囉!

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建立我的文件

在Google Docs裡面提供使用者五種類型建立,分別是文件、試算表、簡報、繪圖汗文件集,文件集的用意在於對文件分門別類,另外還有個使用範例,那邊提供許多現成的範例可以用,有興趣的朋友可以自己點進去看看!在左上角的﹝建立新項目﹞中。

第1步 假設我們要建立一個線上簡報,所以請先點【建立新項目】→【簡報】。

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第2步 文件建立後請先點擊左上角的「Untitled Presentation」,然後可以變更檔案名稱。

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變更佈景主題

Google文件中,簡報內其實也有一些預設的主題可以套用,如果您不愛,也可以自行製作啦!或者是線上編輯好後,在下載到本機用Office進行修正。

第1步 在簡報中,點【格式】→【簡報設定】→【變更主題】。

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第2步 選好您要的主題點一下即可套用。

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新增投影片

第1步 新增投影片做法和Office PowerPoint相同,在左方的空白處點一下「滑鼠右鍵」,然後選擇【新投影片】。

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第2步 可以選擇投影片的格式,點一下即可新增投影片。

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第3步 接著就可以開始編輯簡報囉!上方有許多工具可以使用,在此就不多做介紹。

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第4步 如果編輯好要播放投影片,點一下畫面上的﹝開始播放﹞就可以了!

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第5步 如果使用Chrome或是其他瀏覽器皆可,將瀏覽器放大至全螢幕,可以讓效果看起來更棒,不會有瀏覽器的外框,如下圖,是不是感覺很專業呢?

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設定文件共同編輯協作

Google文件最大的好處就是可以線上即時協作編輯,一份文件如果可以讓很多人同時參與,相信可以讓內容更豐富,效率上也會不錯,大家可以分頁進行。

第1步 開啟文件後,點擊「僅供我使用」的文字,然後會跳出共用設定對話框,請在新增使用者部份輸入您要邀請共同作業的使用者之信箱,選好後點﹝共用﹞就會對他們發出共用邀請函。

受邀請的對象必須也擁有Google帳號,才可以進行編輯,如果沒有請按這裡申請一個帳號吧!

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第2步 接著您會看到在共用設定部分出現了您新增的使用者,在權限設定上您若有需要也可以直接點一下進行調整,完成後點﹝關閉﹞即可。

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第3步 受邀請的使用者會收到以下信件,點信件內的超連結就可以開啟了唷!

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第4步 在進行共同編輯時,右手邊的區塊會顯示其他目前也在編輯的使用者,在文件內的話,如果有兩位以上的使用者,也會有提示的游標。

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下載儲存檔案

當您的檔案編輯完成後,想要將檔案下載到本機備份或者是說要利用Office再做最後的編輯等等,您只要點擊一下左上角的【檔案】→【下載格式】,以簡報為例提供了三種模式可以下載,不過一般使用者應該都是選擇【PowerPoint】(格式為.ppt,97~2003的簡報格式)。

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以上就是Google Docs的簡易教學,或許會覺得其他部分沒介紹到,因為每個都介紹可能就太多了,我想大家看到應該會睡著,以後有機會再介紹囉!另外一個原因就是我妹他們是需要簡報的功能,所以我就特別利用簡報這部分來進行介紹,其他的繪圖功能、試算表、文件等等,很多部分都是大同小異,我想大家應該很快就上手的啦!



  • 減肥中

    請問我找不到著個功能,請問你知道嗎
    我做好問卷表單, 想要有人[填完表單寄email通知]
    這樣要怎麼弄呢??

    香腸回應:
    請參考: http://sofree.cc/google-doc-spreadsheets/

  • 網路印鈔機

    我覺得google docs最好用的是文件上傳,等於有1G的隨身碟了,目前公司是鎖隨身碟不能讀取, 所以用這種方式也能讀取修改,希望不會給公司網管給發現 :P

    香腸回應:
    希望囉XD
    不然就要用Dropbox

  • 補快

    其實google文件的檔案可以設定外連喔…
    不過點擊網址需要1-3秒左右才會跑出下載
    並且檔案大於某MB就無法直接外連,會跑到他頁面
    提醒"該檔案未經過掃毒"但一樣可下載比較安全吧…

    香腸回應:
    嗯嗯~ 謝謝補充

  • http://bosky.org

    自以為名蒸蛋蚵南

    香腸回應:
    噗噗

    • http://jpress.tw 小俊

      香腸回應:
      無視

  • EriCSN

    你播放投影片的那張截圖(開始播放那)其實可以把播放的視窗全螢幕後在截,會更有Fu~
    這樣就不會有醜醜的是視窗邊框了。

    希望香腸大能改個圖,畢竟誰也不想帶著一個醜視窗上陣,恐怕看到那樣的輸出結果會望之卻步吧@@

    香腸回應:
    好啊~ 謝謝你的意見補充,我已經補圖上去囉!

  • http://jpress.tw 小俊

    香腸好威喔~

    果然是大咖!

    香腸回應:
    這哪招….!?