[教學]如何設定「Google 雲端列印」讓任何人都可以共享印表機?(以EPSON為例)

Google的雲端服務真的是無所不在,這回我們要來介紹「Google Cloud Print」雲端列印,這是什麼玩意呢?簡單說你就是可以透過Google帳號將印表機共享到雲端上,只要你開啟共用功能,別人就可以存取你的印表機,將資料透過網路連線直接傳到你的印表機列印。有時人在外面,你突然有一份文件需要列印回家用,這時你可把家裡印表機設定為雲端印表機,從公司選擇家裡印表機,印好的東西就會自動出現在家中。

不論是事務機、印表機,傳統型或是雲端型,通通可以透過Google雲端列印功能,將印表機與Google帳號做結合,類似使用Google雲端硬碟的概念,檔案可以共享何嘗印表機不能共享呢?若你的印表機是雲端Wifi款式的,那設定上更為簡單,比起傳統印表機更容易設定,香腸家剛好最近買了新的印表機,EPSON內建就有整合好,點選就可以輕鬆設定了!


雖然Google Cloud Print 雲端列印官網有說明,就算是傳統印表機也可以支援雲端列印,不過香腸之前測試似乎都不太OK,可能是因為又跟NAS串在一起整個環境變很複雜吧?如果你是傳統印表機的朋友,可以參考官方說明方式試試看,說不定也OK。這回香腸要使用的是EPSON WF-2531 這台七合一的WiFi事務機,因為最近EPSON TX120的墨水狂出問題,剛好又急著用印表機,只好到家樂福怒買這台了。也剛好那天我媽的家樂福會員可以打九折,整個很划算。

[教學]如何設定「Google 雲端列印」讓任何人都可以共享印表機?(以EPSON為例)

印表機香腸就不開箱了,因為急著用哪來閒情逸致開箱阿XDD。只是為什麼要挑EPSON不挑HP呢?因為HP的耗材太貴,EPSON機子和墨水都比較便宜,至於其他牌子就不列入考量範圍,EPSON唯一必較麻煩就是一定要常用,不然就要洗噴頭了,前一台TX120就花過600元給人家喜噴頭,結果兩個月後我就放棄他了,整個超浪費錢的,省下來買墨水還比較划算。

講這麼多廢話,該是進入Google雲端列印的正題,因為這台EPSON WF-2531支援WiFi功能,所以接上網路線不接USB,就可以在區網(網路)內看見這台印表機了,設定上完全沒有任何困難度可言,介面全中文。EPSON雲端系列的印表機,只要跟著畫面指示操作,可以很容易就設定成功。如果是傳統印表機,您則需要安裝Google Chrome,透過Google Chrome的雲端印表機來設定才可以正常使用。

第1步  因為香腸家的印表機是EPSON WF-2531,接上電源透過印表機本身的WiFi連線就可以連上網路,接著到電腦中察看到掃描器/印表機,就可以看到了,點兩下會自動開啟瀏覽器。(切換到「網路」中可看到)

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第2步  接著會開啟瀏覽器進入到EPSON的印表機管理中心,可以管理印表機本身韌體以及設定「Google雲端列印服務」,點選進入。

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第3步  接著點選﹝註冊﹞。

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第4步  勾選同意條款並點﹝下一步﹞。

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第5步  然後就會開始連線,完成後請點﹝確定﹞。

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第6步  這時會導向Google雲端列印,點選﹝完成印表機註冊﹞。

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第7步  當我們看到一切準備就緒,表示已經成功。

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第8步  回到EPSON的頁面,也可得知經安裝完成。

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第9步  進入雲端印表機中,點選左側的【印表機】可以看到多一台印表機囉!

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與別人共用你的Google雲端印表機

Google雲端最厲害的就是可以共用,現在連實體印表機也可以共用,共用有什麼好處呢?如果你的網路環境你不知道怎麼設定區網,但又想要印表機可以大家一起用,這時候就可以利用Google Cloud Print雲端印表機功能,與同時擁有Google帳號的朋友共用印表機。

當然,距離不受限,只要有Google帳號都可以共用,就算印表機在台北,朋友在台南,一旦台南的朋友Google帳號內有台北這台印表機可以選,當台南的朋友選擇後,印出的文件就是在台北印表機出現了。什麼狀況會用到?香腸就這樣幫我妹設定了共用,因為它學校有繳費單要我們待繳,但是繳費單須自己列印,因此他就可以登入學校的電腦,列印繳費單時選擇Google雲端印表機(香腸家裡的),然後東西就直接出現在我家的印表機了,這樣他也不用給我們檔案就可以幫忙列印。

因為很多繳費單有些都沒辦法轉存成PDF,都是需要網頁點選列印才能列印,透過這樣Google雲端印表機的方式就可以解決無法取得檔案只有畫面要列印的問題,某種程度上這樣還蠻像是雲端傳真的感覺,直接用目的地的印表機印出所需的檔案,使用上還蠻簡單的說。

第1步  首先登入雲端列印中,點選左側的【印表機】,進入後選擇剛剛我們已經綁定的印表機,點一下後再點上方的﹝共用﹞按鈕。

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第2步  輸入要共用的對象,例如Gmail帳號或是暱稱,它就會自動撈取你的聯絡人。

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第3步  對方會收到雲端印表機共用通知,請他到信箱點選﹝新增印表機﹞。

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第4步  他Google帳戶的雲端列印,就會出現這台印表機囉!上面會顯示擁有者是我(張香腸)。

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透過Google雲端印表機列印文件

第1步  接著,讓我們透過Gogole雲端印表機來列印檔案吧! 例如你開啟一份檔案,利用Google瀏覽器進入列印畫面,可以按鍵盤上的﹝Ctrl﹞+﹝Shit﹞+﹝P﹞或是﹝Ctrl﹞+﹝P﹞都可以,當然也可以按文件上的列印圖案。

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第2步  接著會跳出印表機的選項(目的地),點選﹝變更﹞。

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第3步  找到下方的Google雲端列印,其中剛剛我們設定的印表機,點兩下選取。

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第4步  接著當目的地已經確認是您的印表機後,點選﹝列印﹞就可以印囉!

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第5步 可以回到Google雲端列印中,可察看列印的工作,目前正在進行中。

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第6步  當已經列印會顯示「已列印」,所有透過雲端印表機方式列印的檔案清單都會出現在這邊,包含詳細的時間與檔案名稱、誰列印,相當方便,如果公司都透過這個方式綁印表機,相信也可以很容易查到誰最常用印表機或是在浪費紙XD。

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第7步  如果你在瀏覽器中發現沒有雲端印表機的選項,可以點選Google瀏覽器三條線,進入【設定】中的「Google雲端列印」,這邊打勾並點選管理看看,記得你的瀏覽器必須登入到你的Google帳號才可正確抓取哦!

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第8步  在這裡面可以看到您帳戶內的印表機就是正確的哦!

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我還是找不到雲端印表機?

這時候我們可以安裝驅動,讓電腦已正確抓到Google雲端列印功能,來裝裝看吧!

軟體下載按這裡

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Google 雲端列印使用心得小結

透過Google雲端列印綁定新型的WiFi印表機,像香腸這台EPSON,真的頗方便的。因為EPSON本身就有相關整合,設定操作很簡單。但是香腸舊的那台EPSON TX120可就沒有這麼順利。換言之,如果你是心型的印表機對於綁定的操作很簡單,也沒有困難性。至於實用程度,既然印表機本身都支援WiFi了,區網內若是電腦要使用的列印,建議還是透過印表機本身支援的方式設定吧!

除非你要綁定到平板、手機等行動裝置,那麼串連Gogole雲端列印可以說是很方便,因為你不需額外安裝驅動就可以直接登入Google帳號使用,但如果追求穩定建議還是使用傳統作法在區域網路內共享印表機設定上可能會較為簡單。現在Windows的區網設定不會再像XP時代這麼難用又複雜了啦!香腸自己還是主要以區網的方式使用,但如果行動裝置就會嘗試透過Google雲端印表機列印檔案。