ChatWork 專屬工作、開會、討論的雲端會議室,快速完成工作、加速下班的好工具!

平常工作為了加快速度的與客戶溝通,大家都會使用什麼工具呢?EMail、Skype、Facebook、Line?或許這些工具會跟你私人生活混在一起,讓你有一種無時無刻都在工作的錯覺,為了解決這樣的麻煩事,來自日本的「ChatWork 雲端會議室」正式可以幫你阻絕這種勞碌命的救星,有效的把工作和生活切割,讓你可以專注的工作、更快樂的放假,不在是隨時隨地都在待命的狀態。

ChatWork 平台提供正體中文介面,所以大家想上去嘗鮮完全沒有困難,網站提供多種方案,有免費也有付費方案,免費方案提500MB資料儲存空間&交流人數無上限(須達成指定任務)、14組群組交談、1對1視訊會議,非常適合個人工作者,如果企業要使用可以先使用免費版體驗,覺得OK也都可以升級為付費版,資料會轉移過去。


平常大家雖然習慣使用Email作為工作交談的主要工具,因為有訊息紀錄,但是在公司內部若每件事情都透過Email,效率上一定比透過交談來得慢。郵件一來一往是需要等待的,訊息交談是最即時的協作方式,不過上班時間透過Facebook、Line等通訊軟體來溝通,似乎較不這麼正式,所以有些企業會配一些企業內部交流軟體,但卻不好用。不過這次要介紹的ChatWork,用了之後或許會讓你有一種親切感!

為什麼呢?因為ChatWork與Facebook的訊息交談介面十分類似,左側可以單人交談或是開群組交談,右側則是交談框,原先臉書最右邊的廣告區,取而代之的是工作事項清單,透過三欄的排版,讓所有資訊一次呈現。

ChatWork 專屬工作、開會、討論的雲端會議室,快速完成工作、加速下班的好工具!

ChatWork目前有90%的日本使用者,其次是越南、美國、菲律賓,台灣排名第七名。ChatWork提供了討論溝通檔案共享資訊管理工作排程等功能,專為工作者設計的會議討論平台,對於IT產業的使用者可以快速上手,對於一般非IT產業也可以簡單使用。而總體來說,比例最多的是50人以下的公司使用,透過群組方式,可以各部門分成一個群組討論,部門主管可以創一個群組進行企業內核心討論,所有事情雲端完成,就算人不在公司,也可以透過雲端方式連線查看,相應的iOS和Android皆已備妥!

第1步  首先來到ChatWork網站,下方有提供三種註冊方式,信箱、Facebook登入、Google帳號登入,香腸深信Google不會比Facebook快倒,所以就用Google註冊(笑)。

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第2步  接著選擇您的Google帳號,進行註冊。

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第3步  這時,ChatWork需要取得Google帳戶的基本資料,點選﹝接受﹞繼續。

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第4步  很快的,請填也您公司的名稱、名字、密碼,然後勾選「同意服務條款」並點選﹝點此內容申請﹞。

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第5步  點選﹝開啟ChatWork﹞。這時您也可以下載APP進行登入,ChatWork提供iOS和Android兩種類型裝置使用。

手機APP下載iOSAndroid

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第6歩  信箱內也會收到註冊完成通知信件。

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第7步  接著會提醒你,可以串接Facebook,即可免費獲得500MB總使用容量,聯絡人人數從原先的40人可以升級到無上限,您可以點﹝稍後設定﹞。

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第8步  點選﹝開始ChatWork﹞。

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第9步  因為香腸有受邀加入群組所以會彈出群組通知,直接點選﹝參加這個群組交談﹞。

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第10步  接著點選﹝參加這個群組交談﹞,即可開始工作交流了!

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ChatWork 群組交談會議

ChatWork 整體應用都環繞在群組交談,不論你是什麼時候加入群組,你都可以看到先前聊天過的訊息,可以往回追蹤,就算加入新夥伴,也可以很快知悉線在業務狀況。

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如果有人CUE你,可以點選回覆此訊息,然後下方可以留言打字,一般社群通訊工具,如果多位使用者交談,這些都無法做到。

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點選回覆後,下方會出現一些交談視窗使用的短代碼,這點類似於論壇設計,簡單明瞭。

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群組中的待辦工作事項

第1步  群組中,可以發起大家應該完成的事項。預設右下角會顯示「只顯示您自己的工作」,方便您快速知曉當前應當完成的事項,每一條事項上都有日期標註,與簡易的工作描述,當您完成點選﹝完成﹞。

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第2步  當完成工作待辦事項,群組訊息上會標記已完成工作的訊息,這樣可讓群組的使用者得知成員已完成工作。同時也會因為這樣讓其他人可以更加緊腳步,因為別人完成自己卻還沒做完,會讓人感覺效率很差,進而有一種競爭的壓力,適度的壓力可以讓人成長XD。

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第3步  此外,您也可以點選﹝編輯﹞,來編輯此項工作。

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第4步  一旦更新,也會記錄在群組中,因此不用擔心誰偷修改內容,因為都有歷史訊息可以追蹤。

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第5步  在右側的群組工作上,如果你點最左側的按鈕「移動至加入時間」,他會幫你的對話框,跳到此工作建立的時間點,從該時間點你可以往下查看有誰對此工作有提出問題或是疑問的討論。

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第6步  當你完成指定的工作後,右側點選﹝完成﹞就可以Close這個工作。

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第7步  接著完成的訊息就會出現在中間的雲端會議訊息框,這樣群組內所有使用者均會知曉。

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管理ChatWork群組成員

第1步  在群組成員管理上,可以點選右側成員裡面的「詳細」。

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第2步  接著,可以看到所有成員,同時ChatWork也會提醒有哪些人尚未加入自己的聯絡人,可以一口氣全部發出邀請加入。管理成員請點選﹝編輯成員﹞。

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第3步  接著,您可以管理成員的身分與調整管理者,若您有朋友也可以加入成員,不過因為香腸剛加入,暫時沒有朋友(哭)。

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ChatWork 聯絡人邀請管理

第1步  如果有人加入你ChatWork為好友,如同Facebook也會寄送通知到信箱,可以點選﹝開啟ChatWork﹞。

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第2步  如果在ChatWork中,也會在右上角顯示「數字」,讓你可以加入聯絡人。

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第3步  點進去後,會跳出聯絡人管理,在「待承認」的部分,可以點選接受,若有多位朋友,也可以批次確認。

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第4步  同時,在【未新增】頁面中,您可以加入新的聯絡人,僅須點選﹝新增聯絡人﹞就會寄發邀請。

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第5步  在聯絡人管理中,已送出的邀請會列在【承認請求中】。

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ChatWork 交談訊息會議室管理

第1步  ChatWork 左側一個個的訊息框,我們可以視為是一間間的會議室。那,會議室若有討論的訊息,會在上面有標記數字,告知有幾個會議室目前有新的訊息,我們可以去讀取訊息並了解,同時也可以過濾「指掩飾未讀取交談」。

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第2步  聊天室窗中,有一些表情符號可以使用。

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第3步  也可以上傳圖片,上傳過的圖片可以在右上角的「檔案」點開查看歷史上傳過的圖片,我想FB現在還沒有這功能吧?在找資料上更顯得困難。

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第4步  當然,您若想結束這個會議室,要退出會議室,點選右上繳的齒輪,就可以退出交談。

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你不知到的ChatWork好用符號!

上次參加ChatWork的《ChatWork 全攻略 & 心法交流》中,崛江先生(Yutaka),就未我們分享了他們ChatWork團隊在使用ChatWork的時候一些符號小技巧,如下:

  • 利用[hr]畫底線
  • 句子前面加上[qt],就會出現引號
  • 用[info][/info]框住訊息,就會自動出現框框
  • 用[title][/title]框住訊息,就會出現「i」符號

※以下是引用的示範:

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※以下是組合示範:

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線上多人視訊會議、桌面共享

此外,ChatWork還可以開多方群組視訊會議,網路無國界,大家都可以視訊交談,免費版視訊可以一對一視訊,付費升級版則可以多人。若群組中有人發起聊天,可以看到顯示於狀態上。

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第1步  如果要開啟視訊,可以在會議室中,點選右上角的攝影機圖案,點開後會出現「視訊通話」和「語音通話」兩選單,可擇一進入,因為畫面是整合在一起的。

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第2步  如果瀏覽器沒有裝相應的外掛程式,網站會很貼心的提醒並指示該如何安裝,就請點﹝下載外掛程式﹞進行安裝,安裝好後就可以使用了。

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第3步  撥出後就是等對方回應,可是小米哥不接我電話…。右上角可以開關麥克風、視訊鏡頭,另外也有桌面共享功能,點下去對方就可以從原先的視訊畫面看到你的桌面畫面囉!結束會議也是點右上角的圖案進行關閉。

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第4步  最後,在ChatWork畫面中,如果有人來電或是來視訊,右下角會跳出提示框,並且會有響鈴聲音,點下去可以選擇要直接開視訊通話還是單純語音通話。

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ChatWork 分類清楚的會議訊息搜尋功能

這點,倒是令人獨愛! ChatWork在訊息搜尋上,可是顯得非常完善。因為搜尋後會幫完善的歸類,依照群組或是說話的人,做一個分類,讓你可以快速找到訊息。 順帶一提,如果沒有搜尋到任何結果,免費版是不會扣掉使用次數的。

第1步  首先在ChatWork的頁面,中間上方的搜尋框輸入關鍵字,並點一下。

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第2步  因為香腸是免費版,所以可以免費搜尋10次。所以就點選﹝試用看看﹞,要有完善搜尋功能可以參考升級版

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第3步  登登登!這既是完善的搜尋訊息歸類,排序可以依照「新到順序顯示」、「每則交談」、「每位使用者」的歸類方式,可以讓你很快找到記憶中的對話。

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第4步  有時候我們可能想到可能是某人說過,但是往往搜尋結果都是一整批,混雜著所有人訊息,透過使用者的過濾,可以很快找到,增加工作的效率。

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第5步  每則交談,如果你跟多位使用者,這個就派上用場了。

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ChatWork 使用心得結

ChatWork 一開始使用需要適應一下,但是基本上你會使用Facebook,那訊息使用思維差不多,對於非IT人員也可以很快上手。在群組會議功能上,因為有詳盡的註記功能、引用功能,有點把討論區的概念搬上討論會話串,可以即時的引用、開工作排程,另外搭配語音與視訊,可以更快速的交談。訊息框除了一般純文字,檔案也可以直接儲存於雲端,不會像一般通訊軟體,聊天到哪邊,因為電腦資料不會同步,可能A電腦有文件,B電腦沒有文件的困境。

透過ChatWork的即時交流,確實可將工作效率提升,降低開會的時間,達到即時、效率的成效。對於公司內部的團隊會議來說,是一個很方便的工具。ChatWork的設計針對非IT人員也算是非常友善,上手程度容易,就當成Facebook使用就對了,只是這是公司用的Facebook。

有些企業會建立自己專屬的社群中心,但是建置成本太高,而且使用上可能也不流暢,但透過申請已經開發好的ChatWork應該可以省下一些成本,若是為數不多的公司,免費版足夠使用,若是人數較多的公司,透過付費升級也可以取得更完善的服務,達到速率和效率的兩大重點,或許,你可以試試看這款新工具,來提升工作效率,加速下班的好工具,ChatWork 雲端會議室!