當學生的總是有許多報告要做，當然連上班族也一堆案子要寫，遇到了一份文件需要多人共同編輯的時候，是不是該考慮一下找個可以即時協作的平台，讓作業、案子可以來得更有效率呢？這時最推薦的當然就是用一下「Google文件」服務來達到即時協作的功能，雲端儲存、線上編輯、線上溝通，輕鬆透過網路完成作業報告。

Google把整個Office搬到網路上，讓文件線上化後，您可以與朋友共享、共同編輯，好處是什麼？一份報告如果要四五個人達成，大家可以分配好個個頁數，即時在線上做編修的動作，如果自己的部分完成了或是別人哪部分需要修改，都可以即時修正。另外，這項服務提供了1GB的免費空間可以存放檔案，另外，也可上傳其他的檔案喔！

越來越多人將Google Docs 文件當成打文書的主要工具，因為它是個免費線上的文書處理平台，包含了文件、試算表、簡報、繪圖等功能，儘管電腦內沒有安裝文書處理軟體，開啟瀏覽器就可以直接在線上做編輯，檔案也存放於線上，不需攜帶隨身碟，只要有網路就可以完成所有事情，這就是所謂的雲端服務。

不過有時候我們會擔心網路服務的穩定度，為了保險習慣上會多做一份備份，那該如何把Google文件下載回來呢？基本上如果文件量不多，可以在Google Docs上慢慢下載，但是當你的文件很多的話，就可以透過GDocBackup這個軟體將您所有的文件批次匯出下載到電腦中，還會依照在Google文件上所設的資料夾依序排好，很簡單也很方便。

話說微軟從Office2010版本開始的發展似乎非常注重雲端的協同作業，或許是感受到網路巨擘Google的線上文書處理有了威脅性，不得不加緊腳步來拓展一下。除了先前我們先前介紹的「Office Web Apps on SkyDrive」這個線上版的offie應該是微軟的雲端作業外，其實還有一個「Office Live Workspace」可以用。

這個「Office Live Workspace」提供了免費5GB的Office文件儲存空間，並且支援Office增益集來對上面的檔案做存取，簡單說你可以在本機電腦內的Office來做編輯，但是您的檔案室儲存在雲端上，也就是在「Office Live Workspace」裡面，檔案可以做同步化喔！